Visszaélés-bejelentési Rendszer Szabályzat
Hatályos: 2023. december 17.
Hatályos: visszavonásig
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ
I/1. Bevezetés
A Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. (a továbbiakban: Társaság) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről valamint a visszaélések bejelentéséről szóló szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18.§ (1) bekezdése szerinti kötelezettségének eleget téve a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információk, valamint az általa belső szabályzatokban megállapított magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hoz létre.
Jogsértés típusok például:
- munkahelyi visszaélés: csalás, pénzmosás, megvesztegetés, kenőpénz
- munkahelyi megtorlás, munkaviszony jogellenes megszüntetése, fizetés megvonás, be nem jelentett foglalkoztatás, kényszermunka
- törvénybe ütköző munkabiztonsági körülmények vagy környezetvédelmi visszaélés
- zaklatás, diszkrimináció, rasszizmus, szexuális zaklatás, fenyegetés, megfélemlítés
- tisztességtelen pályázat, verseny
- tisztességtelen szerződéses feltételek
- üzleti, szakmai titok megsértése
Ezen bejelentési rendszer használatával és működéssel összefüggésben, az ezekkel kapcsolatos belső eljárásrendek és szabályok meghozatala érdekében az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja.
I/2. Szabályzat célja, hatálya, fogalom meghatározások
Célja:
A jelen Szabályzat célja, hogy a Társaság a működését érintő visszaélésekkel kapcsolatban egy olyan visszaélés bejelentő rendszert alakítson ki, amely a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében foglaltak tiszteletben tartása mellett megfelel a Panasz tv. előírásainak, és a bejelentők védelme mellett elősegíti a visszaélések megszüntetését.
A jelen Szabályzatban a Társaság kialakítja a bejelentések hatékony vizsgálatának eljárásrendjét, a bejelentő és a bejelentésben érintett személyek személyes adatainak védelme érdekében betartandó intézkedéseket, azzal a céllal, hogy közérthető módon és világosan meghatározza bejelentésvédelmi rendszerét.
Hatálya:
A jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamint — függetlenül a jogviszony jellegétől valamennyi foglalkoztatottjára [a továbbiakban együttesen: foglalkoztatottak], továbbá mindazokra, akik a Panasz tv. 20.§ (2) bekezdése alapján jogosult.
A Szabályzat hatálya nem terjed ki azon panaszok vagy közérdekű bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek vonatkozásában tartalmuk szerint más jogszabály szerint kijelölt szerv jogosult és köteles eljárni (pl.: bűncselekmény esetén rendőrség, bíróság).
Jelen Szabályzat, valamint az abban foglalt rendelkezések 2023. december 17. napján lépnek hatályba, és visszavonásig hatályosak. A Szabályzat módosításai a módosítások közzétételének napjától hatályosak.
Fogalom meghatározások:
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi
Panasz: olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat
Közérdekű bejelentés: olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat
Visszaélés: bármely olyan tett, vagy mulasztás, mely ellentétes a Társaságra, illetve a foglalkoztatottakra irányadó jogszabályokkal, a Társaság belső szabályzataival meghatározott alapelveket és követelményeket.
II. VISSZAÉLÉS BEJELENTÉSÉRE OKOT ADÓ KÖRÜLMÉNYEK
II/1. Bejelentés tárgya
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
III. TÁRSASÁG BEJELENTÉSVÉDELMI RENDSZERE
A belső visszaélés-bejelentő rendszert a Társaság önállóan, külső közreműködő bevonása nélkül hozza létre és működteti.
A Társaság a belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetésére Csuha-Csikós Dóra munkavállalót jelöli ki. (továbbiakban: kijelölt személy)
A kijelölt személy részlehajlás vagy elfogultság nélkül képes a bejelentések objektív szempontok alapján történő kivizsgálására.
A kijelölt személyt e feladatkör ellátásában a munkáltató nem utasíthatja, és semmilyen módon nem befolyásolhatja.
A belső visszaélés - bejelentő rendszer működésnek kereteit jelen Szabályzat határozza meg. A Szabályzat keretei között a kijelölt személy önállóan határozza meg a kivizsgálás módszerét, kiválasztja a szükség esetén meghallgatásra kerülő személyek körét és a szükséges bizonyítási eszközöket. A vizsgálatok lefolytatására a Társaság köteles olyan elkülönített helyiséget biztosítani, ahol a meghallgatás technikai feltételei és a résztvevő személyek személyiségi jogainak védelme teljeskörűen biztosítható.
IV. BEJELENTÉSRE JOGOSULTAK
IV/1. Bejelentésre jogosultak köre
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
Továbbá
a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
b) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
c) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
d) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
e) a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
IV/2. Bejelentők adatszolgáltatása
A bejelentő a bejelentésének megtételekor kérheti, hogy személyes adatait (nevét és a beazonosításához szükséges adatokat) ne hozzák nyilvánosságra.
A bejelentés névtelenül (anonim módon), is megtehető, de névtelen bejelentés esetén a bejelentés vizsgálata mellőzhető. Névtelen bejelentés esetén a Társaság az eset összes körülményeit mérlegelve dönthet úgy, hogy a vizsgálatot mégis elrendeli.
Jogi személy bejelentő ugyanakkor a bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.
A bejelentőkre, továbbá a bejelentéssel érintett más személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatást jelen Szabályzat 1. sz. mellékleteként megállapított adatkezelési tájékoztató tartalmazza.
V. BEJELENTÉS
V/1. A bejelentés módja
a) Szóban: személyesen a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. székhelyén - 1122 Budapest, Városmajor utca 13. III. em.- előzetesen egyeztetett időpontban a bejelentésre kijelölt személlyel / e-mail: dcsikos@bimfra.com /
b) Írásban: elektronikus úton az alábbi honlapon: https://wkf.ms/3RBVM2J
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentésről a kijelölt személy írásbeli jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyv tartalmát a bejelentő aláírás előtt megtekintheti, annak tartalmára kiegészítést, javaslatot tehet.
Társaságunk részére telefonon történő bejelentésre nincs mód, tekintettel arra, hogy a telefonbeszélgetés rögzítésének technikai feltételei jelenleg nem állnak rendelkezésre.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
Az írásbeli bejelentés előterjesztésére Társaságunk honlapján nyílik lehetőség, a honlapon közzétett formanyomtatvány tartalmazza az eredményes, kivizsgálásra alkalmas bejelentés tartalmi követelményeit.
Az írásbeli bejelentés kézhezvételéről a kijelölt személy 7 napon belül visszaigazolást küld bejelentő részére. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasztörvény és jelen Szabályzat szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.
V/2. Bejelentés tartalma
A bejelentés megtehető anonim módon, illetve a bejelentő nevének és elérhetőségének megadásával is. A bejelentő személy személyazonosságának bizalmas jellegét biztosítjuk. Amennyiben a bejelentő a bejelentés során nevét és elérhetőségét nem adja meg, tudomásul veszi, hogy bejelentésének vizsgálata mellőzésre kerülhet.
A bejelentésben a bejelentőnek szükséges előadnia a bejelentésre való jogosultságának okát (pl. munkaviszony fennállása).
A bejelentésben annak kivizsgálása és a szükséges intézkedés érdekében a bejelentőnek kellő részletességgel kell előadnia az általa tapasztalt és a bejelentése alapjául szolgáló visszaélés, vagy sérelem körülményeit. Jellemzően az alábbi információkat:
a) mely szervezeti egységet, kit érint a visszaélés,
b) miben nyilvánult meg a visszaélés,
c) amennyiben ismert, a visszaélés elkövetőjének beazonosíthatóságához szükséges adatokat,
d) mikor történt a visszaélés,
e) jelenleg is folyamatban van-e a visszaélés.
Amennyiben a bejelentésnek voltak előzményei (pl. a bejelentő a visszaélést már korábban is jelezte), szükséges erről is nyilatkozni a bejelentés során.
Abban az esetben, ha a bejelentőnek a visszaéléssel kapcsolatban bármilyen dokumentum, vagy más, a bejelentését alátámasztó bizonyíték rendelkezésére áll, a kivizsgálás eredményessége érdekében javasolt ezt is csatolnia.
A bejelentés megtételekor a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi, továbbá azokról a körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
VI. VIZSGÁLAT MENETE
VI/1. Vizsgálat elrendelése vagy mellőzése
A bejelentés alapján a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető:
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem a Panasz tv. 20. § (2) és (3) bekezdése szerint erre jogosult személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
Amennyiben a VI/1 pontban foglalt esetek egyike sem áll fenn, a Társaság által kijelölt személy a bejelentés alapján a vizsgálatot elrendeli.
VI/2. A bejelentés vizsgálata
Amennyiben a bejelentés vizsgálatának mellőzésére nem kerül sor, a kijelölt személy a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.
A fenti határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól tájékoztatjuk. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a Panasztörvény 20.§ (1) bekezdése szerinti visszaélések orvoslására.
Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása mellőzhető, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Ebben az esetben a tájékoztatás később történik meg.
A Társaság a bejelentés alapján indult eljárás egésze alatt biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját — akár jogi képviselője útján is — bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támaszthassa alá.
A Társaság a bejelentés vizsgálata során minden esetben tisztességesen, az egyenlő bánásmód követelményének és az ártatlanság vélelmének érvényesülése mellett, pártatlan és független módon jár el.
VI/3. Vizsgálati eszközök
A bejelentés kivizsgálása során elsősorban a bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat kell értékelni. Szükség esetén a kijelölt személy meghallgathatja a bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanúkat. A bejelentéssel érintett személy(ek) és a tanúk nyilatkozata önkéntes, az semmilyen eszközzel, illetve joghátrány kilátásba helyezésével nem kényszeríthető ki.
Amennyiben a vizsgálathoz olyan társasági adatokra van szükség, amelyekkel a kijelölt személy nem rendelkezik, a hatáskörrel rendelkező munkahelyi vezető ezt köteles rendelkezésre bocsátani.
A vizsgálat során a kijelölt személy birtokába került valamennyi adat és információ szigorúan védett adatnak minősül. Az adatokat és információkat a kijelölt személy kizárólag a vizsgálat céljára használhatja fel, ezeket mással nem oszthatja meg. A vizsgálati eszközök tartalma a vizsgálatban részt vevők (érintett, tanúk, vezető munkavállalók vagy tisztségviselők) részére csak annyiban osztható meg, amennyiben ez a vizsgálat eredményessége érdekében szükséges.
Amennyiben a kijelölt személy rendelkezésére álló vizsgálati eszközök alapján a tényállás nem deríthető fel, erről a bejelentőt haladéktalanul értesíteni kell, és javasolni kell részére, hogy amennyiben a bejelentésében foglaltakat továbbra is fenntartja, forduljon a határkörrel rendelkező állami szervek vagy bíróság felé.
VI/4. Iratkezelés
A visszaélés- bejelentési rendszerben iratnak minősül minden, a bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított, vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, a vizsgálattal kapcsolatos feljegyzések, jegyzőkönyvek, felvételek, valamint az intézkedés is.
A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönült iratkezelést kell megvalósítani. Az iratok iktatását, másolását, őrzését kizárólag a kijelölt személy végezheti, e tevékenységében más nem helyettesítheti.
Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben zárt borítékban, a borítékokat zárt szekrényben kell tárolni. Az iratszekrényhez kizárólag a kijelölt személynek lehet hozzáférése. A bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás lezártát követő öt évig kell őrizni. Ezt követően azokat jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni.
VII. INTÉZKEDÉSEK
A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes cselekmény, vagy mulasztás, illetve visszaélések orvoslására.
Amennyiben a vizsgálat alapján a kijelölt személy a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg és további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a kijelölt személy a Társaság nevében lezárja.
Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, a Társaság a kijelölt személy javaslatára az ezzel kapcsolatos eljárási szabályok betartása mellett intézkedik a feljelentés megtételéről.
Amennyiben a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem szolgál büntetőeljárás alapjául, ugyanakkor a vizsgálat során a kijelölt személy azt állapítja meg, hogy az jogszabályba vagy a Társaság belső szabályzatainak rendelkezésébe ütközik, intézkedési javaslatot terjeszt a hatáskörrel rendelkező munkáltatói jogkört gyakorló felé, aki megállapítja a visszaélést elkövető személy(ek) felelősségét.
Ezen személlyel (személyekkel) szemben a Társaság, mint munkáltató munkáltatói intézkedés alkalmazására jogosult az Mt-ben és a munkaszerződésben foglaltak szerint. Amennyiben az intézkedés megbízási jogviszonyban álló személlyel szemben indokolt, úgy a vezető tisztségviselő jogosult az intézkedés meghozatalára.
Vezető tisztségviselővel szemben a Taggyűlés jogosult intézkedni, eljárni.
A Társaság a bejelentés kivizsgálását követően írásban tájékoztatja a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint az általa megtett intézkedésekről.
VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
Jelen Szabályzatban foglaltakat a 2023. évi XXV. törvény és a 2021. évi I. törvény (Mt.) rendelkezéseivel összhangban kell értelmezni.
1. sz. melléklet
ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
Ki kezeli az Ön személyes adatait?
A Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. (továbbiakban: Társaság) székhelye: 1122 Budapest, Városmajor utca 13. III. em., mint Adatkezelő kezeli az Ön személyes adatait. Amennyiben Önnek további információra van szüksége, vagy személyes adatainak a kezeléséhez kapcsolódó jogait kívánja gyakorolni, kérjük az alábbi levelezési címünkre írjon nekünk:
Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft.
1122 Budapest, Városmajor utca 13. III. em.
e-mail: info@bimfra.com
Hogyan és milyen jogalapon kezeljük az Ön személyes adatait?
Az Ön személyes adatait a bejelentési csatornákon keresztül kezeljük, amelynek célja, hogy Ön kérdezhessen, az aggályait bejelenthesse és nyomon követhesse a potenciálisan vagy tényleges jogsértő cselekmények, illetve a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. belső szabályaiba ütköző cselekmények vagy magatartások bejelentése kapcsán.
Ez az adatvédelmi tájékoztató az aggályos eseteket bejelentő személy(ek)re („visszaélés bejelentő(k)re”), valamint a feltételezett érintett személy(ek)re, a tanúkra, és a bejelentésben említett további érintettekre vonatkozik. Nem kap külön adatvédelmi tájékoztatást az az érintett, akinek a személyes adatait a bejelentéssel összefüggésben adták meg, de ezen személy tájékoztatása veszélyeztetné az eset hatékony kivizsgálását vagy a szükséges bizonyítékok összegyűjtését, aránytalan erőfeszítést igényel, vagy lehetetlen. A Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. azonban esetenként külön értékelheti, hogy szükség van-e az adatvédelmi tájékoztató ezen személyek részére történő rendelkezésre bocsátására.
Az Ön személyes adatait manuálisan és informatikai eszközzel (pl. számítógép) kezeljük a következő célokból:
Bejelentések beérkezése és kezelése, nyilvántartásba vétele, beleértve azok kivizsgálását, a korrekciós intézkedések alkalmazását, az esetek nyomon követését, a javító intézkedéseket és a megtorlás elleni tevékenységeket, és a bejelentő tájékoztatását a vizsgálat eredményeiről.
Az adatkezelési tevékenységeket a következő jogalapok alapján végezzük:
Azon bejelentések feldolgozása, amelyek kezelésére vonatkozóan a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. jogi kötelezettség terheli.
A személyes adatok különleges kategóriának kezelésére vonatkozó eltérő szabályok alapján az adatkezelőnek vagy az érintettnek a foglalkoztatást, valamint a szociális biztonságot és szociális védelmet szabályozó jogi előírásokból fakadó kötelezettségei teljesítése és konkrét jogai gyakorlása érdekében szükséges jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges.
Továbbá szükséges lehet még a bíróságok igazságszolgáltatási feladatkörükben történő eljáráshoz a személyes adatok Társaságunk által történő feldolgozása, amely a tényleges peres ügyekben vagy a peres eljárást megelőzően szükséges valamely jog - beleértve a Társaság vagy egy harmadik fél által - bírósági, közigazgatási, választottbírósági valamint békéltetőtestületi eljárásokban történő érvényesítéséhez vagy védelméhez.
A belső szabályzatok megsértésével, egyéb jogsértésekkel és az érintettekkel kapcsolatos bejelentéseknek a feldolgozása.
Az adatkezelés a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. jogos érdeke a Társaság szervezetén belüli visszaélések elleni küzdelemhez. E tekintetben a Társaság elvégezte a jogos érdekek értékelését, és megállapította, hogy az érintettek érdekei vagy jogai nem állnak a Társaság érdekeivel vagy jogaival szemben.
Jelentések elkészítése a Társaság vezető tisztségviselőinket részére, a kezelt bejelentések összesített és anonimizált összefoglalóinak rendszeres időközönkénti rendelkezésre bocsátása révén.
Az adatkezelési tevékenységet a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. jogos érdeke alapján végzi a benyújtott és kezelt jelentésekről szóló összesített és anonimizált statisztikák elkészítése érdekében, hogy a vezető tisztségviselő tájékoztatást kaphasson a Társaság integritását veszélyeztető vagy fenyegető magatartásokról. E tekintetben a Társaság elvégezte a jogos érdekek értékelését, és megállapította, hogy az érintettek érdekei vagy jogai nem állnak a Társaság érdekeivel vagy jogaival szemben.
Az alkalmazandó jogszabályoknak való megfelelés. Az adatfeldolgozási tevékenység a Társaságot terhelő jogi kötelezettség alapján végzi.
A Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. visszaélés-bejelentő rendszer biztonsága.
A Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. a visszaélés-bejelentési rendszer keretében feldolgozott személyes adatok biztonságát és bizalmas jellegét a jogszabályokkal összhangban biztosítja.
Ezen túlmenően a bejelentő személyazonossága és bármely más olyan információ, amelyből közvetlenül vagy közvetve a személyazonosságára lehet következtetni, kizárólag a bejelentő kifejezett engedélyével adható ki a bejelentés kivizsgálására a Társaság által felhatalmazott alkalmazottakon vagy szervezeteken kívüli más személyeknek, a törvény által előírtak szerint, kivéve, ha speciális jogszabály eltérően nem rendelkezik. A bejelentésben említett vagy érintett személy (azaz olyan személy, aki nem a vádolt szabálysértő, vagy vele egyenértékű személy) személyazonossága szintén védett. Az "érintett személy" személyazonossága - a törvény értelmében - viszont felfedhető, ha az a törvénynek megfelelő vizsgálatok lefolytatásához szükséges (a fenti felsorolásban szereplő jogalapok alapján).
A fent felsorolt célok a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft-re, mint önálló adatkezelőre vonatkoznak.
Miért szükséges az Ön személyes adatainak a kezelése?
Ön tehet bejelentést név nélkül vagy a neve megadásával is.
Névtelen bejelentés vagy a személyazonosság felfedésének megtagadása esetén azonban előfordulhat, hogy nem tudjuk teljes mértékben kezelni az érintett személy(ek)re vonatkozó korrekciós intézkedéseket. Ezért a bejelentőket arra bátorítjuk, hogy az összes kért információ megadásával, beleértve a személyazonosságukat és szükség esetén a nyilvánosságra hozatalra vonatkozó felhatalmazást is.
A tudomásunkra hozott személyes adatokat minden esetben szigorúan bizalmasan kezeljük.
Milyen személyes adatokat kezelünk?
Kizárólag azokat a személyes adatokat kezeljük, amelyek a fent említett adatkezelési célok eléréséhez szükségesek és a cél elérésére alkalmasak. Ennek értelmében azokat személyes adatokat kezeljük, amelyek a bejelentőre és/vagy a bejelentett személyre vagy más érintett személyekre vonatkoznak.
Társaságunk különösen az alábbi adatokat kezeli:
- név és egyéb személyazonosító adatok;
- kapcsolattartási adatok;
- a munkavállalók adatai, jelenléti/távolléti nyilvántartások stb;
- az Önnel szemben bejelentett, állítólagos magatartásával kapcsolatos adatok, vagy olyan
bejelentésben szereplő adatok, amelyekben Ön érintett;
- képek és egyéb dokumentáció;
- a bejelentő és a bejelentéseket kezelő személyek közötti kommunikáció tartalma;
- pénzügyi- és informatikai információk.
A személyes adatok származhatnak közvetlenül Öntől vagy harmadik személytől, korábbi vagy jelenlegi munkavállalótól, valamint beszállítóktól és egyéb érdekelt felektől, akik a vonatkozó jogszabályok értelmében jogosultak bejelentés tételére.
Kik ismerhetik meg az Ön személyes adatait?
A bejelentés kivizsgálására kijelölt személy megfelelő módon és eljárások keretében kezeli az Ön személyes adatait elektronikus formátumban is, az adatbiztonság megfelelő szintjének a biztosítása érdekében.
Az Ön személyes adatait kizárólag olyan harmadik féllel osztjuk meg, akik Társaságunk részére meghatározott tevékenységet látnak el az Ön bejelentésének kezelése és kivizsgálása érdekében.
Az Ön személyes adatai különösen a következő felekkel közölhetők:
- jogászok,
- felügyeleti vagy végrehajtó hatóságok.
Az Önt megillető jogok személyes adatai kezelésével kapcsolatban
Ön az alábbi jogokat gyakorolhatja személyes adatai kezelésével kapcsolatban, kivéve, hogy ha az sérti a bejelentő személyazonosságát vagy személyes adatainak bizalmas kezelését:
Hozzáférés:
Ön hozzáférést kérhet személyes adataihoz, annak érdekében, hogy információt kapjon, például a Társaságunk által Önnel kapcsolatban kezelt személyes adatok kategóriáiról, valamint másolatot is kaphat az Önről tárolt személyes adatokról.
Helyesbítés:
Ön jogosult arra, hogy Társaságunktól személyes adatainak a helyesbítését vagy kiegészítését kérje, ha azok pontatlanok vagy hiányosak, azonban ez esetben előfordulhat, hogy ellenőriznünk kell majd az Ön által megadott új adatok pontosságát.
Törlés:
Ön kérheti személyes adatainak a törlését, amennyiben az alábbi indokok valamelyike fennáll:
- a személyes adatokra már nincs szükség azokból a célokból, amelyekkel kapcsolatban azokat gyűjtöttük, vagy más módon kezeltük;
- Ön tiltakozik az automatizált adatkezelésen alapuló döntéssel szemben, és az adatkezelésnek nincsen kényszerítő erejű jogos oka
- Ön visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincsen más jogalapja;
- a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
- a személyes adatokat az Társaságunkra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
- a személyes adatok gyűjtésére az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
Korlátozás:
Ön kérheti, hogy Társaságunk korlátozza személyes adatainak a kezelését és csak tárolja azokat, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a.) Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b.) Az adatkezelés jogellenes és Ön ellenzi az adatok törlését, és e helyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c.) Társaságunknak már nincsen szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez;
d.) Ön tiltakozott az automatizált adatkezelésen alapuló döntéssel szemben; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy Társaságunk jogos indokai elsőbbséget élveznek;
e.) az Ön jogos indokaival szemben.
Adathordozhatóság:
Ön kérheti, hogy Társaságunk a személyes adatait egy másik adatkezelőnek továbbítsa, és/vagy azt, hogy a személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban Ön megkapja. Ön erre akkor jogosult, ha az adatkezeléshez hozzájárult, vagy egy olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben Ön a szerződő fél (vagy az Ön kérése alapján ez egy szerződéskötést megelőző intézkedés), és adattovábbítás automatizált módon történik.
Panasztételhez való jog:
Ha Ön szerint a személyes adatainak a kezelése sérti a vonatkozó adatvédelmi jogszabályokat, úgy joga van panaszt tenni a szokásos tartózkodási vagy munkahelye szerinti tagállam felügyeleti hatóságánál, valamint a bíróságokon.
Tiltakozáshoz való jog Amennyiben az Ön személyes adatainak a kezelése jogos érdeken alapul, úgy jogosult az adatkezelés ellen tiltakozni és kérni annak megszüntetését, ha úgy gondolja, hogy ez érinti az Ön alapvető jogait és szabadságait. Ez alól kivétel, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
Az Önt megillető jogokat az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül gyakorolhatja.
Meddig őrizzük meg az Ön személyes adatait?
Az Ön személyes adatait megőrizzük:
(a) a bejelentések befogadása és feldolgozása céljából a kezelésükhöz szükséges ideig, de legfeljebb öt évig, miután a bejelentőt tájékoztatták a vonatkozó eljárás lezárásáról, ha a helyi szabályozás eltérően nem rendelkezik;
(b) az anonimizált statisztikák jelentésének elkészítése céljából, azok anonimizálásáig (amelyet minden esetben a bejelentések befogadása és feldolgozása céljából meghatározott megőrzési időszak lejárta előtt végeznek el);
(c) az alkalmazandó jogszabályoknak való megfelelés céljából, a tárgyi jogszabályok által előírt vagy azok betartásához szükséges időtartamig;
A fent felsorolt célok konkrét megőrzési időtartamára vonatkozó további információkért az 1. pontban található elérhetőségeken tájékozódhat.
Az adatkezelési tájékoztató módosítása és aktualizálása
Az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok lehetséges módosulásait is figyelembe véve Társaságunk egészben vagy részben kiegészítheti és/vagy aktualizálhatja ezen adatkezelési tájékoztatót. Bármilyen változtatást, kiegészítést vagy aktualizálást az alkalmazandó jogszabályoknak megfelelően, az alábbi honlapon www.bimfra.com. vagy email útján szükséges közzétenni.
1/A sz. melléklet
HOZZÁJÁRULÁSI NYILATKOZAT
Alulírott
Bejelentő neve:
Bejlentő lakcíme:
ezen nyilatkozat aláírásával nyilatkozom, hogy
Bepanaszolt neve:
ellen ……………………………. napján benyújtott, …………………………………………………….. kapcsolatos panaszügyem/közérdekű bejelentésem kivizsgálása érdekében:
1. Hozzájárulok, hogy a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. (továbbiakban Társaság) a személyes adataimat – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény vonatkozó rendelkezései alapján – kezelje.
2. Hozzájárulok, hogy ………………………………………………………..-t a Társaság tájékoztatáskérés céljából, a tényállás teljes körű tisztázása érdekében – a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban Panasz Törvény) – a panaszügyem beazonosíthatóságához szükséges mértékű személyes adataim és a panaszom/közérdekű bejelentésem megküldésével megkeresse;
3. amennyiben a bejelentés kivizsgálása alapján felmerül más hatáskörrel rendelkező szerv előtti eljárás lefolytatásának lehetősége, a Panasz Törvény 3 § alapján hozzájárulok, hogy személyes adataim és a beadványom az eljárásra jogosult szervhez továbbításra kerüljön.
Jelen nyilatkozat hiányában a Társaság csak általános jogszabályi tájékoztatást tud nyújtani az Ön részére.
Budapest, ……………………………
Aláírás
2. sz. melléklet
Bejelentési formanyomtatvány – elérhetősége írásbeli bejelentés esetén
3. sz. melléklet
Bejelentési jegyzőkönyv – szóbeli bejelentés esetén
Jelen vannak:
………………………….. bejelentés kivizsgálására kijelölt személy, továbbá
Bejelentő adatai:
Név, Cégnév
Lakcím, Székhely
Telefonszám
E-mail cím
Zárt adatkezelést kér-e? Igen Nem
(Kérjük aláhúzással jelölje)
Bejelentés típusa: Panasz Közérdekű bejelentés
(Kérjük aláhúzással jelölje)
Bejelentés időpontja:
Bejelentés módja:
Előterjesztési helyszín:
Bemutatott iratok, dokumentumok, egyéb bizonyítékok:
Kapcsolódó folyamatban lévő ügy iktatószáma:
Panasz vagy közérdekű bejelentés rövid ismertetése, leírása:
Nyilatkozom, hogy a Bimfra Tervező és Szolgáltató Kft. Visszaélés-bejelentési Rendszer Szabályzatát és az 1. sz. Mellékletében foglalt Adatkezelési Tájékoztatót megismertem, a Szabályzatban és a Tájékoztatóban foglaltakat elfogadom.
Bejelentő aláírása Eljáró személy aláírása